M004| PROJECT MANAGEMENT

Cada vez que oigo esta “disciplina profesional”, me sorprendo de la profundidad de este concepto… Conocemos únicamente la “punta del iceberg”, y yo sólamente pretendo dar una pincelada. Ahora bien! por poco que se use, la potencia y retorno es exponencialmente mayor a la inversión realizada.

Hay diversas modalidades de gestión de proyectos (hay master y postgrados exclusivamente enfocados en esta disciplina), pero me centraré en el GANTT.

SOLUCIONES: Hay diversas soluciones informáticas en el mercado, quizás la más conocida es MS-PROJECT, pero tiene un coste elevado, que en ocasiones es dificil asumir, especialmente para PIMES/ SME, pero existen -como no- soluciones freeware, tremendamente compatibles con MS-OFFICE o OPENOFFICE (suite tipo Office, gratuita, y tremendamente interoperable con MS-OFFICE, además de facilitar conexión nativa con ficheros PDF y ODT).

QUÉ ES UN GANTT?: es una representación gráfica de segmentos, que se dibujan en base a los inputs que intervienen en un projecto, y su duración en el tiempo (que es justamente lo que determina la longitud del segmento). Los segmentos de un GANTT pueden ser establecidos secuencial o paralelamente. En la medida que una tarea secuencial, pueda transformarse en paralela, acelera el proyecto, objeto de análisis. Existen actividades que son determinados como hitos/ milestones. ¿Qué son? inputs de proyecto que de no realizarse, cuando están planificados, provocan retraso en la entrega final del proyecto (en caso contrario no son hito/ milestone).

MIEMBROS DE UN PROYECTO: Jefe de Proyecto (project leader), miembros del equipo operativo (o Depto., siendo en defecto de persona concreta, su máximo rpble), Steering Committee (equipo de alto nivel, cuyo objetivo tiene la misión de facilitar recursos y reorientar prioridades, en situación de conflicto), Equipo técnico (equipo de soporte),…

PRÁCTICA: se debe realizar un consensuado barrido de todas las actividades, por un “jefe de proyecto” que se cuidará de su mantenimiento, con todos los rpbles y deptos impactados. Una vez consensuado, y hecho el kick-off meeting (reunión dónde se “enseña en sociedad” el proyecto”), el proyecto se debe cerrar “con línea de base”, o “precintado”. Lo que quiere decir que el seguimiento se realizará sobre esa versión. El seguimiento no contempla la planificación, en stricto senso (si bien, debe obligar a aplicar stretch al resto de actividades, hasta su finalización, para intentar compensar el retraso…quizás injusto, pero el proyecto no debe sufrir por ello!), puesto que declara cuando se completan actividades, generando el GAP de proyecto (diferencia entre lo previsto/ planificado y lo real).

Poniendo como ejemplo el GANTT, de MS-Project, el éxito del proyecto consiste en terminarlo en plazo (o antes), con el consumo de recursos o inferior.

La práctica de mover actividades, originalmente planificadas como secuenciales, a paralelas, es stressante, tanto para el jefe de proyecto, como para las personas/ deptos impactados. El fin es único: cumplir en plazo (insisto! o antes), y con los recursos comprometidos (o inferiores) la entrega del proyecto. El boicot o bloqueo de la fase que sea, debe ser “denunciada” al steering committee del proyecto para que dirima cómo solventarlo.

Al finalizar el proyecto, es conveniente que haya un sign-off meeting, dónde haremos una revisión crítica, por parte del project manager, de dónde se han encontrado las dificultades, más que para apuntar a nadie, para enfocar en aspectos a mejorar, de la gestión de proyectos, en el resto que puedan activarse.